Independentemente da causa, as perdas no inventário têm repercussões graves no equilíbrio financeiro das empresas.
Antes de avançar para quaisquer soluções devemos sempre tentar perceber o problema, identificando as fontes de risco e as causas da quebra.
Desfaça-se de algumas ilusões. Uma boa parte da quebra, está associada a furtos que não ocorrem nas lojas (praticados por “clientes”) mas à acção negligente ou dolosa de pessoas que estão no circuito de embalagem, transporte, distribuição, armazenagem e reposição.
A Associação Portuguesa das Empresas de Distribuição (APED) emitiu há já alguns anos uma recomendação com um conjunto de regras que ajudam a pôr em prática um plano de reconhecimento de riscos.
A Recomendação: como prevenir quebras desconhecidas na cadeia de abastecimento que pode ser consultada ou baixada a partir do sítio da APED, contém indicações preciosas que de seguida se sintetizam.
1. Conheça a sua quebra: reúna informação
Para conhecer a quebra a que está sujeito calcule a diferença de inventário
Ao Stock inicial subtraia o valor das saídas de produtos (vendas, devoluções a fornecedores…) e some as entradas de produtos (compras, devoluções de clientes…). O resultado será o Stock teórico.
Ao Stock teórico subtraia o Stock real para obter a diferença de inventário.
Olhe para os resultados perspectivando (1.º) a percentagem do custo das quebras relativamente ao número de vendas, valorizando as quebras de produtos a preços de custo médio e (2.º) a percentagem de unidades que faltam no total das unidades vendidas.
Quando proceder ao cálculo da diferença de inventário, reveja os seus procedimentos, de modo a evitar:
· Enganos nos movimentos a serem considerados pelo cálculo do inventário teórico como, por exemplo, não inclusão de vendas realizadas durante a inventariação e os cálculos. Para isso, estabeleça um momento preciso para fechar a inventariação e proceder ao cálculo.
· Analisar informação incorrecta ou incompleta, especialmente, duplicação de vendas, envios incorrectos de transacções, confusão de códigos, notas de entrega de armazém, facturas relativas a entrega nas lojas, devoluções de produtos, alterações e regularizações de preço (especialmente nas promoções e saldos), auto-consumos, entre outros.
O cálculo da diferença de inventário tornar-se-á uma ferramenta indispensável a tomar, de forma mais racional, algumas decisões importantes, sobre:
· Revisão ou implementação de procedimentos internos
· Adopção de medidas de segurança pontuais sobre determinados produtos, áreas da loja, pessoas, circuitos…
· Alterações sobre a exposição dos produtos, concebendo formas mais seguras de o fazer, nomeadamente, alterando a sua localização, embalagem, disposição…
2. Conhecer os factores de risco
Já anteriormente definimos o que era a Quebra Desconhecida e indicamos o Furto externo, o Furto interno e os Erros administrativos como as causas mais comuns para a sua ocorrência.
É importante saber genericamente que existem essas fontes de risco, mas convém ser mais preciso e investir na análise do seu problema particular se quer construir uma solução à sua medida.
Quando estiver preparado para implementar medidas releia os seguintes textos deste blogue:
3. Boas práticas
Seja minucioso na gestão da informação e tente através da diferença de inventário observar quais os produtos que mais desaparecem e com que frequência. Com alguma atenção, talvez consiga mesmo identificar os períodos do dia, da semana, do mês e do ano em que o risco aumenta. Verá que vai ter uma visão precisa sobre:
· O que atrai mais os ladrões
· Se a disposição dos produtos na loja é correcta em função da segurança
· A rotação do produto
· O seu grau de perecibilidade
Utilize esta importante ferramenta para:
· Estabelecer melhores práticas, como, a realização de uma contagem prévia sobre a localização dos produtos, sobretudo os arrumados em diferentes locais
· Uniformizar e normalizar a metodologia da contagem e a documentação de apoio a utilizar, como sejam formulários e tabelas, entre outros
· Aumentar o nível de precisão das categorias ou produtos que apresentem riscos mais elevados, por exemplo, conte fisicamente duas vezes os produtos e faça comprovações aleatórias da integridade dos bens.
A propósito deste tópico, recomendo ainda a leitura dos seguintes artigos:
APED:
HIPERSUPER:
RETAIL RESEARCH:
É normal serem os empregados a ter de pagar quebras de origem desconhecida? Só porque há a hipótese de ser algum erro de registo?
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