Quebra desconhecida: Quanto anda a perder?

Independentemente da causa, as perdas no inventário têm repercussões graves no equilíbrio financeiro das empresas.

Antes de avançar para quaisquer soluções devemos sempre tentar perceber o problema, identificando as fontes de risco e as causas da quebra.

Desfaça-se de algumas ilusões. Uma boa parte da quebra, está associada a furtos que não ocorrem nas lojas (praticados por “clientes”) mas à acção negligente ou dolosa de pessoas que estão no circuito de embalagem, transporte, distribuição, armazenagem e reposição.

A Associação Portuguesa das Empresas de Distribuição (APED) emitiu há já alguns anos uma recomendação com um conjunto de regras que ajudam a pôr em prática um plano de reconhecimento de riscos.

A Recomendação: como prevenir quebras desconhecidas na cadeia de abastecimento que pode ser consultada ou baixada a partir do sítio da APED, contém indicações preciosas que de seguida se sintetizam.

1. Conheça a sua quebra: reúna informação

Para conhecer a quebra a que está sujeito calcule a diferença de inventário

Ao Stock inicial subtraia o valor das saídas de produtos (vendas, devoluções a fornecedores…) e some as entradas de produtos (compras, devoluções de clientes…). O resultado será o Stock teórico.

Ao Stock teórico subtraia o Stock real para obter a diferença de inventário.

Olhe para os resultados perspectivando (1.º) a percentagem do custo das quebras relativamente ao número de vendas, valorizando as quebras de produtos a preços de custo médio e (2.º) a percentagem de unidades que faltam no total das unidades vendidas.

Quando proceder ao cálculo da diferença de inventário, reveja os seus procedimentos, de modo a evitar:

·         Enganos nos movimentos a serem considerados pelo cálculo do inventário teórico como, por exemplo, não inclusão de vendas realizadas durante a inventariação e os cálculos. Para isso, estabeleça um momento preciso para fechar a inventariação e proceder ao cálculo.

·         Analisar informação incorrecta ou incompleta, especialmente, duplicação de vendas, envios incorrectos de transacções, confusão de códigos, notas de entrega de armazém, facturas relativas a entrega nas lojas, devoluções de produtos, alterações e regularizações de preço (especialmente nas promoções e saldos), auto-consumos, entre outros.

O cálculo da diferença de inventário tornar-se-á uma ferramenta indispensável a tomar, de forma mais racional, algumas decisões importantes, sobre:

·         Revisão ou implementação de procedimentos internos

·         Adopção de medidas de segurança pontuais sobre determinados produtos, áreas da loja, pessoas, circuitos…

·         Alterações sobre a exposição dos produtos, concebendo formas mais seguras de o fazer, nomeadamente, alterando a sua localização, embalagem, disposição…

2. Conhecer os factores de risco

Já anteriormente definimos o que era a Quebra Desconhecida e indicamos o Furto externo, o Furto interno e os Erros administrativos como as causas mais comuns para a sua ocorrência.

É importante saber genericamente que existem essas fontes de risco, mas convém ser mais preciso e investir na análise do seu problema particular se quer construir uma solução à sua medida.

Quando estiver preparado para implementar medidas releia os seguintes textos deste blogue:

Hot Products

O que desaparece da minha loja?

A ocasião faz o ladrão!

Routine Activity Theory

Situational Crime Prevention: A Prevenção Situacional

3. Boas práticas

Seja minucioso na gestão da informação e tente através da diferença de inventário observar quais os produtos que mais desaparecem e com que frequência. Com alguma atenção, talvez consiga mesmo identificar os períodos do dia, da semana, do mês e do ano em que o risco aumenta. Verá que vai ter uma visão precisa sobre:

·         O que atrai mais os ladrões

·         Se a disposição dos produtos na loja é correcta em função da segurança

·         A rotação do produto

·         O seu grau de perecibilidade

Utilize esta importante ferramenta para:

·         Estabelecer melhores práticas, como, a realização de uma contagem prévia sobre a localização dos produtos, sobretudo os arrumados em diferentes locais

·         Uniformizar e normalizar a metodologia da contagem e a documentação de apoio a utilizar, como sejam formulários e tabelas, entre outros

·         Aumentar o nível de precisão das categorias ou produtos que apresentem riscos mais elevados, por exemplo, conte fisicamente duas vezes os produtos e faça comprovações aleatórias da integridade dos bens.

A propósito deste tópico, recomendo ainda a leitura dos seguintes artigos:

APED:

Recomendação: como prevenir quebras desconhecidas na cadeia de abastecimento

HIPERSUPER:

Como calcular a quebra desconhecida

Onde está a mercadoria?

RETAIL RESEARCH:

Shrinkage and Loss Prevention: Evidence from the Global Retail Theft Barometer

Hot Products

O que são Hot Products?

O termo Hot Product designa o conjunto de artigos que são comprovadamente apetecíveis e que se tornam recordistas na lista dos objectos mais subtraídos.

O exemplo mais comum está nos telemóveis, mas existe uma imensidão de outros objectos que, pelas suas características, ganham lugar entre os mais furtados nas lojas, nas escolas e nas ruas, das mochilas, carteiras e malas de senhora…

E que características têm, normalmente, esses objectos?

Existe um acrónimo (CRAVED) que resume claramente o que faz de um artigo um Hot Product.

Este acrónimo composto pelas iniciais de um conjunto de palavras da língua inglesa significa: Concealable, Removable, Available, Valuable, Enjoyable, Disposable.

Cada um dos termos pode ser traduzido para português como: Ocultável, Removível, Disponível, Valioso, Utilizável e Descartável.

A maioria destas seis características, tornam qualquer produto desejável para o consumidor legítimo (aquele que está disposto a pagar para o obter e o usufruir) e todas elas se adequam aos desejos do consumidor não legítimo, o qual tem as mesmas aspirações e desejos mas, como bem sabemos, métodos diferentes de os realizar.

Não se esqueça de que “A ocasião faz o ladrão!”. Se tem na sua loja produtos cujas características se assemelham às que são aqui referidas, procure eliminar algumas delas, reduzindo as oportunidades dos potenciais autores dos furtos.

O Professor Ronald V. Clarke, um dos principais nomes das teorias da Prevenção Situacional e autor de inúmeras obras criminológicas sobre a Escolha Racional criminosa, análise e prevenção criminal, defende que a prevenção do crime assenta na conjugação de cinco pilares essenciais: (1) obrigar o potencial criminoso a aumentar o seu esforço para cometer o crime, (2) aumentar os riscos para o criminoso, (3) reduzir as recompensas que o criminoso possa retirar do delito, (4) reduzir factores potenciadores das resoluções criminosas e (5) suprimir a possibilidade do criminoso se desculpar com enganos ou má informação.

A partir destes cinco pilares, Ronald Clarke identifica 25 técnicas para prevenir o crime. Falarei em breve delas, mas recomendo que as consultem através do sítio do Problem Oriented Policing.

Vamos tentar olhar para os seus produtos como Ronald Clarke olharia. Poderá não conseguir desvalorizar o produto ou torná-lo menos descartável, mas pode actuar sobre praticamente todas as outras características.

O artigo está Disponível e é Removível?

Esses produtos, não devem estar facilmente disponíveis aos potenciais clientes.

Na medida do possível, coloque-os em armários exposição atraentes mas fechados e/ou mantenha-os em zonas da loja onde os funcionários estão mais presentes ou se encontrem em permanência.

Muitos destes artigos são electrónicos com elevado grau de sofisticação, carecendo muitas vezes de explicações relativamente às suas características, razão pela qual, o funcionário pode desempenhar um duplo papel: enquanto informa e esclarece o cliente, garante a segurança do produto.

Avalie as suas possibilidades de adquirir dispositivos de segurança como cabos de retenção e/ou alarmes individuais.

Utilize “monos”, embalagens vazias que contenham alguma informação útil ou artigos concebidos exclusivamente com o intuito de servirem de amostra.

Não se esqueça de anunciar que as embalagens ou as amostras são apenas isso mesmo!

O objecto é Ocultável?

Se é ocultável é porque é suficientemente pequeno para ser rápida e discretamente introduzido num bolso, mala ou saco.

Se é assim, considere a possibilidade de aumentar a dimensão da sua embalagem.

Muitas marcas de produtos de cosmética, electrónica e de outros artigos CRAVED já possibilitam aos retalhistas a distribuição dos produtos em embalagens grandes e com formatos fora do comum que dificultam sobremaneira a sua ocultação.

A colocação de alarmes também pode ser uma solução, uma vez que, escondido ou não, o alarme soará alertando para a subtracção.

O produto é utilizável?

Se se trata de um artigo de base tecnológica, existe quase sempre a possibilidade de separar alguns componentes que inviabilizam a sua utilização imediata, reduzindo a tentação do potencial ladrão.

A propósito dos Hot Products, sugiro que consulte as ligações para o Design Council e para o Center for Problem Oriented Policing que disponibilizo na coluna de Links úteis. Aí poderá encontrar informações mais completas sobre este assunto.

Voltarei frequentemente a este tema mas, caso tenha dúvidas ou sugestões, não hesite em contactar-me para snc.saferetail@gmail.com

Até breve!